Herken je dit?
Als team heb je met elkaar een uur overleg ingepland. Vol goede moet ga je het overleg in. Het start wat rommelig, maar al snel start de voorzitter met agendapunt 1. Er ontstaat een gesprek. Een uitwisseling van beelden, ideeën, zorgen. Het gesprek hobbelt voort. Iedereen vindt iets; er worden zaken bijgehaald die het vraagstuk onnodig complex lijken maken.
Na een half uur probeert de teamregisseur (of teamtrekker of teamlead of teamcaptain of hoe de rol ook is genoemd) met een besluitvoorstel het punt af te ronden. En dan komt er toch nog iemand met een opmerking, waardoor het gesprek weer een vrolijke doorstart lijkt te maken. Zucht…
Dit soort overleggen zijn helaas aan de orde van de dag.
- Overleggen kosten meer tijd dan nodig is;
- Je zit bij gesprekken waar je niet echt bij hoeft te zijn;
- Besluiten worden niet (goed) genomen.
Na een uur sta je met een onvoldaan gevoel weer buiten.
Hoe kan vergaderen in een zelforganiserend team effectiever?
Een voorwaarde voor effectieve vergaderingen in een zelforganiserend team, is dat je hebt afgestemd wie waarover gaat.
Benthe is verantwoordelijk voor de bedrijfswebsite. Zij bepaalt welke content er op de site staat en zorgt ervoor dat deze content aansluit bij het productaanbod van de organisatie. Dit hebben ze als team explicit samen afgestemd en vastgelegd.
Daarnaast is het belangrijk om in vergaderingen de rol van Facilitator te beleggen. Je hebt met elkaar besproken wat jullie van de facilitator verwachten en ieder teamlid heeft explicit aangegeven zich in vergaderingen te laten leiden door deze facilitator.
David heeft de facilitatorrol in de vergadering. Het team heeft aangegeven dat ze verwachten dat hij de afgesproken structuur van de vergadering bewaakt. Ook heeft het team aangegeven dat ze willen dat hij het team attent maakt op afdwalen van het onderwerp.
De vergadering
Check-in (? ? 
)
Start vergaderingen met een (korte check-in). Bijvoorbeeld door iedereen te vragen te delen of hij (zij) groen, oranje of rood is.
- Groen is: ik ervaar geen afleiding, zit goed in m’n vel, aandacht 100% bij het overleg;
- Oranje is een lichte stressor is aanwezig, namelijk…
- Rood is een flinke stressor is aanwezig, namelijk…
Dit is een moment van steeds één praat, de rest luistert – ga dus niet in gesprek of discussie. Duurt max 10 minuten.
