Hoe geef je leiding aan een virtueel team?
Dat is de vraag die veel leiders en teamleiders bezig houdt in deze tijd. Hoe zorg ik ervoor dat iedereen gemotiveerd blijft? Welke valkuilen liggen op de loer? Hoe houden we onze vergaderingen productief? Ik ben voor jullie op onderzoek uit gegaan. Er is veel onderzoek gedaan naar virtuele teams, onder andere door Harvard. Hieronder lees je 12 tips die je direct kunt inzetten om de samenwerking optimaal en plezierig te houden.
Vraag 1: Hoe maak je je online vergaderingen interessant?.
Niks makkelijker dan tijdens een online vergadering achterover hangen. Toeschouwer in plaats van actieve deelnemer zijn. Hoe zorg je ervoor dat mensen aangehaakt zijn tijdens online vergaderingen? Vergaderingen zijn er om elkaar te beïnvloeden, te discussiëren, problemen op te lossen en te verbinden. Allemaal actieve zaken. Zeker bij online vergaderingen is het essentieel om zo min mogelijk te zenden en deelnemers zo veel mogelijk te activeren.
Tip 1: Zeker in online vergaderingen ga je geen informatie zenden. Doe dit allemaal van tevoren via email.
Tip 2: Start een online vergadering met een check-in.
Je hebt minder reistijd (dus tijd over) en in deze tijd van thuis werken is dit essentieel. Stel dus bij aanvang van je vergadering een vraag als “Hoe gaat het met je?”; “Hoe gaat het thuis?”; “Geef je les aan je kinderen en hoe gaat dat?”; of “Wie heeft er zieken in de omgeving?”. Iedereen die wil, geeft hier antwoord op. Neem hier de tijd voor; stel elkaar vragen over wat gezegd wordt. Dit is heel belangrijk in deze tijd; sociale eenzaamheid en het verslechteren van de onderlinge verbinding liggen op de loer..
Tip 3: Zet mensen snel aan het werk in kleine groepjes(2 of 3 personen in een breakout room – als je online software dat ondersteunt).
Tip 4: Breng jePowerpoint slidesterug naar het absolute minimum. Max 2 of 3.
Tip 5: Ben nooit langer dan 5 minuten aan het woord.
Geef mensen weer een opdracht om over in gesprek te gaan in kleine groepjes..
Tip 6: Spreek bij groepsdiscussies duidelijke interactie-regels af..
Bijvoorbeeld: “Steek je hand op als je iets wilt zeggen”; of “Type je vraag in de chat; dan krijg je de beurt van de gespreksleider”. Evalueer aan het eind van de vergadering wat werkte en welke tips er zijn voor de volgende vergadering.
Tip 7: Investeer extra in de communicatie.
Als je elkaar niet face to face ontmoet, mis je sociale signalen. Je begrijpt elkaar dus minder goed en moet meer je best doen om elkaar te begrijpen. Dus vat regelmatig samen wat gezegd wordt en check steeds of je elkaar goed begrepen hebt.
Dit filmpje, van de Amerikaanse professor Lindy Greer, geeft wat meer diepgang en een aantal extra tips over het werken in virtuele teams.
Vraag 2:Wat hebben teamleden nodig die thuiswerken?
Mensen moeten “thuis leren werken”. Dat vraagt een andere mindset. Thuis werk je vaak intensiever, dat houd je vaak geen 8 uur vol. Hoe houd je thuis werken op de langere termijn positief en productief? En thuis werken kan als eenzaam ervaren worden. Investeer dus extra in onderlinge verbinding. Vraag hoe het met mensen gaat. Laat hiermee zien dat het okay is om niet continu met werk bezig te zijn.
Tip 8: Geef duidelijk aan wat je in deze tijd van mensen verwacht.
Over wanneer en hoe je zelf bereikbaar bent en hoe de verschillende kanalen ingezet moeten worden. Bijvoorbeeld: We gebruiken Skype om ’s ochtend van 8u30 tot 9u in te checken en van 9-9u30 werk te verdelen. Gebruik Whatsapp voor dringende vragen
Tip 9: Deel zelf foto’s en verhalen van hoe je je werk leuk houdt.
Bijvoorbeeld door te vertellen dat je ’s middags een uur lekker in de tuin gewerkt hebt toen je de motivatie zelf even kwijt was.
Tip 10: Deze tijd geeft mensen stress. Zorg als leidinggevende voor een optimistisch tegengeluid.
Benoem kansen en successen. Moedig je team aan “jullie kunnen dit!”. Motivatie en positiviteit zijn besmettelijk. Maak daar gebruik van.
Tip 11: Organiseer koffieautomaat-momentjes.
Standaard online meetings, bijvoorbeeld om (9u en om 15u) van 30 min waar mensen op aan kunnen haken als ze daar behoefte aan hebben. Wees daar als leider in ieder geval zelf altijd.
Tot slot: Wees creatief! Dit gaat nog wel even duren.
Tip 12: Investeer in de verbinding van je team.
Hoe? Bijvoorbeeld door eens per maand een virtuele pizza party te organiseren (ieder teamlid ontvangt om 17u een pizza aan huis; in een online meeting lekker smullen samen) of een virtueel feestje (online meeting op vrijdagmiddag; ieder teamlid ontvangt overdag thuis een pakketje met een hoedje en wat lekkers te eten/drinken).
Thijs Rijnbergen
Auteur
Mensen in Bedrijf: Specialist in TeamontwikkelingOver de auteur
Thijs brengt rust en ruimte in teams, waardoor mensen zich veilig voelen om in gesprek te gaan. Het lukt hem keer op keer om, samen met het team, de goeie werkvorm of theorie te kiezen die aansluit bij wat zij op dat moment nodig hebben. Zo worden teams eigenaar van hun eigen ontwikkeling.
