Waarom komt zelforganisatie zo moeilijk op gang?

Zelforganisatie snakt naar veiligheid.

In veel organisaties wordt zelforganisatie doorgevoerd. Soms met een goed doordachte structuur, realistische verwachtingen en goede ondersteuning. Maar vaak ook gewoon als structuurverandering: Managers eruit en teams zelf de ruimte geven om alles zelf te gaan organiseren. En dan komt men er na een paar jaar achter dat dit tot productiviteitsverlies, onrust en frustratie leidt.

“Hoe komt het toch, dat medewerkers prima in staat zijn om thuis hele straatfeesten te organiseren, maar dat het niet lukt om op het werk wat extra zelfstandigheid op je te nemen?”
Dit is een vraag die ik in een aantal MT’s bijna letterlijk heb terug gehoord. Om deze vraag te beantwoorden, duiken we de sociale psychologie in!

Zelforganisatie vraagt veel van medewerkers

Zelforganisatie vraagt een hoge mate van zelfstandigheid, discipline en verantwoordelijkheid.
Essentiele eigenschappen en vaardigheden om succesvol zelforganiserend te werken zijn:

Stevigheid en lef
Kwetsbaarheid
Grenzen bewaken
Zelfbeheersing
Leiding nemen
Loslaten

Dit zijn eigenschappen en vaardigheden die niet iedere medewerker zomaar even allemaal paraat heeft. Ze zijn echter wel essentieel als je met elkaar binnen zelforganisatie succesvol wil zijn.

Wat staat je te doen?

Help teamleden deze vaardigheden ontwikkelen;
Creëer een omgeving met een systeem wat handelen volgens deze eigenschappen en vaardigheden stimuleert en makkelijk maakt.

Onderbouwing vanuit de sociale psychologie.

Van hiërarchie naar zelforganisatie

In het hiërarchisch systeem lopen Volwassene-Volwassene verhouding en Ouder-Kind verhouding door elkaar heen. Uiteraard werken medewerkers zelfstandig en op een Volwassen manier aan hun taken. Tegelijkertijd bestaat er een Ouder-Kind relatie die maakt dat je altijd iemand hebt die de verantwoordelijkheid voor je draagt, via wie je iets kan escaleren als je vastloopt en waar je gewoon op terug kan vallen als het nodig is.

Denk aan concrete zaken als:

Knopen doorhakken in vergaderingenn
Doelen en strategie bepalen
Managementtaken oppakken
Afstemming met andere teams/afdelingen
Onderlinge meningsverschillen oplossen
Beoordeling van collega’s

Maar denk ook aan het onderliggende principe: het is nu aan jou. Jij hebt de leiding.

Zelforganisatie schreeuwt om veiligheid

Hiërarchie biedt veel veiligheid om leiding te nemen. Je weet wat je in je rol mag. Als leidinggevende mag je knopen doorhakken, de vergadering leiden, medewerkers beoordelen, enzovoort. Doordat je die macht vanuit het systeem hebt gekregen (toen je de functie van leidinggevende kreeg) kun je de rol relatief makkelijk uitvoeren. Iedereen verwacht het namelijk van je en kijkt niet raar op als je opeens een knoop doorhakt.

Om binnen zelforganisatie leiding te nemen (namelijk om zelf te organiseren, zelfstandig knopen door te hakken, onderhandelen over opdrachten van bovenaf) is ook veiligheid nodig. Misschien wel meer veiligheid dan in het hiërarchische systeem. Want in het hiërarchische systeem zit veiligheid ingebakken door de impliciete overtuigingen die we allen hebben over hiërarchie (in essentie: leidinggevende bepaalt, medewerker voert uit). In het zelforganisatie systeem moet deze broodnodige veiligheid op de een of andere manier worden gecreëerd.

De centrale vraag is dan: hoe creëer je die broodnodige veiligheid?.

Hoe creëer je veiligheid?

1. Doelen vormen de basis

Om als medewerker veilig te kunnen ondernemen, is het essentieel dat je weet waar jouw activiteiten toe moeten leiden. Je moet het doel kennen waar je naartoe werkt. Het doel van de organisatie, het doel van je team en de doelen van de rol(len) die jij vervult. Zelforganisatie is als het ware een hiërarchie van doelen. Door doelen af te spreken, kun je mensen de ruimte geven om op eigen wijze aan die doelen te werken. Het is het houvast van medewerkers om te bepalen of ze de juiste dingen aan het doen zijn. Weten dat je naar “het goede” toewerkt, geeft dus veiligheid.

Voorbeelden van doelen zijn

Het ontwikkelen van wendbare en veerkrachtige studenten
Het leven van mensen die levenslang van zorg afhankelijk zijn prettiger maken op een economisch verantwoorde manier.
De beste bank van Nederland zijn
Cursisten op een klantvriendelijke en efficiënte manier opleiden
Zorgen dat alle materialen voor de training Heftruckmonteur up to date zijn

2. Kaders creëren het speelveld

Kaders geven veiligheid, omdat je vooraf weet waar je wel aan mag komen, en waar de grenzen liggen. Dus kaders bieden de ruimte voor vrijheid..

Voorbeelden van kaders zijn

Er moet in de hele school een eenduidig pestbeleid worden gehanteerd;
Elke medewerker mag tot €2000 per jaar zelfstandig coaching en opleiding inkopen;
Elke maand moeten minimaal 500 licenties worden verkocht;
Teams mogen zelfstandig nieuwe medewerkers aannemen.

3. Strategische handvatten geven richting

Strategiestellingen helpen je keuzes te maken in de dagelijkse praktijk. Ze geven je het mandaat om het ene boven het andere te kiezen. Dit zijn vaak beide belangrijke waarden in een organisatie. Strategiestellingen helpen medewerkers om dan toch een keuze te maken, ze geven ruggensteun en helpen om moeilijke keuzes te verantwoorden.

Dit idee van strategische handvatten voor het creëren van veiligheid heb ik uit het boek Green on – De leukste en meest productieve manier van werken op basis van principes van de special forces.

Voorbeelden van strategische handvatten zijn;

Werkplezier boven Productie draaien
Studenten gaan voor Medewerkers
Liever een Mislukt experiment dan een Gemiste kan

4. Een systeem voor zelforganisatie biedt houvast

Een set van samenwerkafspraken zorgt voor duidelijkheid en houvast. Je weet van elkaar hoe je met elkaar kan samenwerken, wanneer je het ‘goed doet’ en wat je kan verwachten.

Een set van afspraken kan bijvoorbeeld zijn:

In alles wat we doen zijn onze Doelen leidend;
Binnen de afgegeven kaders mag je zelfstandig handelen;
Iedere medewerker mag zelfstandig initiatieven nemen, tenzij anders is vastgelegd;
Maak bij het nemen van beslissingen gebruik van de Adviesmethode;
We vatten alle structurele werkzaamheden in Rollen met doelen en verantwoordelijkheden. Deze rollen maken dat we weten wat we in ieder geval van elkaar mogen verwachten en waar we elkaar op aan mogen spreken;
Iedereen mag voorstellen indienen om ons systeem aan te passen. Deze voorstellen worden serieus opgepakt in een maandelijks Roloverleg. Door iedereen de kans te geven om het systeem aan te passen, maak je iedereen namelijk mede-eigenaar en daarmee mede verantwoordelijk. Dit zorgt ervoor dat mensen zich makkelijker overgeven aan de afspraken van het systeem in plaats van er tegenaan te trappen als het systeem in hun nadeel werkt.

5. Vaste procedures zorgen voor voorspelbaarheid

Uitgeschreven procedures met vaste stappen en rollen, zorgen naast efficiëntie voor voorspelbaarheid. Je weet waar je aan toe bent en je bouwt samen een routine op. Deze werkwijze zorgt ook voor transparantie. Je weet wat je kan gaan verwachten en je kan erop vertrouwen dat het proces eerlijk verloopt.

Voorbeelden van vaste procedures zijn

Vaste vergaderprocedures (bijvoorbeeld een Tactisch overleg en een Gouvernance overleg)
Besluitvormingsprocedure (bijvoorbeeld Integratieve Besluitvorming)
Beoordelingsprocedure
Functioneringsklacht procedure

Conclusie

Zelforganisatie vraagt een hoge mate van volwassenheid van medewerkers. Volwassenheid om leiding te nemen én los te laten; stevigheid om te onderhandelen en nee te zeggen, lef om te experimenteren en om spannende gesprekken aan te gaan.

De meeste mensen hebben deze vaardigheden nog niet geheel ontwikkeld. Ook hebben medewerkers vaak een rugzak met ervaringen uit het hiërarchische verleden van de organisatie. Om hen te helpen deze volwassenheid toch te pakken, zijn doelen, en kaders en strategische handvatten essentieel. Ook helpt het om een goed systeem af te spreken met duidelijke afspraken en vaste procedures. Het kost wel tijd om deze systemen te ontwikkelen en te leren toepassen. Maar deze investering van organisatie en medewerkers betaalt zich dubbel en dwars terug in productiviteit en werkgeluk.

Juist de meest succesvolle organisaties die al lang werken volgens de principes van zelforganisatie, hebben al deze bovenstaande elementen zeer goed geïmplementeerd. Het helpt hun mensen daadkrachtig samen te werken en hun doelen te behalen.)

Thijs Rijnbergen

Auteur

Over de auteur

Thijs brengt rust en ruimte in teams, waardoor mensen zich veilig voelen om in gesprek te gaan. Het lukt hem keer op keer om, samen met het team, de goeie werkvorm of theorie te kiezen die aansluit bij wat zij op dat moment nodig hebben. Zo worden teams eigenaar van hun eigen ontwikkeling.