Tips voor leidinggevenden van zelfsturende teams

Een veel gemaakte fout is dat de ‘oude’ managementlaag bij de overgang naar zelfsturende teams in één keer wordt weggehaald. Het effect is chaos, onmacht en stagnatie. In de transitie richting zelforganisatie is de rol van leidinggevende juist essentieel!

Leiden bij zelforganisatie betekent sturen op resultaat, gepaste afstand nemen, laten gebeuren en medewerkers helpen leren van ervaringen

Leer sturen op resultaat

Teams zijn gebaat bij heldere afspraken over doelen en resultaten. Deze geven namelijk duidelijkheid in wat er van hen verwacht wordt in deze nieuwe, onzekere situatie. Zoek naar een manier van afstemmen die zelforganisatie bekrachtigt. Bij Spotify (de muziekdienst die succesvol werkt met het model van zelfsturing) zit een afgevaardigde van het management elke drie maanden met het hele team aan tafel. Zij evalueren dan het werk van de afgelopen drie maanden, en stemmen voor de komende drie maanden af waar ze aan gaan werken met welk beoogd resultaat. Daarnaast komen ze in deze samenstelling elk jaar bij elkaar om op meer strategische wijze de jaardoelen af te stemmen. Deze manier van afstemmen bevordert de zelfstandigheid en geeft richting aan het werk dat geleverd wordt.

Laat los hoe het resultaat bereikt wordt

Met heldere richting en kaders kunnen medewerkers zelf gaan leren om de ruimte te gaan pakken. Dan moet er wel ruimte ontstaan. Denk aan een vacuüm met een zuigende werking. Als je te snel in dat vacuüm stapt, ontneem je de medewerker deze kans. Het is echter een ruimte die zij niet eerder met zoveel mandaat betreden hebben.

Dit zal in eerste instantie onwennig aanvoelen. Een belangrijke les die ervaringsdeskundige managers achteraf teruggeven, gaat over op je handen zitten. Geef vertrouwen, laat los. Zeer contra-intuïtief voor managers met een behoefte aan invloed en controle. In de casus van Elektronicabedrijf Hoppenbrouwers Techniek (blz. 13) wordt het inzicht gedeeld dat ook het management niet alwetend is: “Natuurlijk gaat er wel eens wat fout,” geeft De Haas toe. “Maar uiteindelijk gaat er meer goed dan fout. Bovendien waren die fouten ook gemaakt als het management het had bedacht.”

Essentieel in de weg naar (en het continueren van) zelforganisatie, is evaluatie van geleverde resultaten en de weg ernaartoe. Neem de tijd om te kijken hoe zaken zijn aangepakt en wat het resultaat daarvan was. Help medewerkers reflecteren op hun eigen handelen.

Zoek continu naar de juiste afstand

Sturen doe je dus op resultaat. Hoe teamleden en teams hun resultaten behalen, laat je los. Dat is waar je naartoe werkt. Maar… wat als het team nog niet toe is aan zoveel zelfstandigheid?

Als manager ben je, in de begeleiding van een team richting zelfstandigheid, altijd op zoek naar de rand van de “zone of proximal development” van het team. Dit concept, uitgewerkt door de Russische psycholoog Lev Vygotsky, vertelt ons dat mensen het meest effectief leren als ze op de rand van hun kunnen worden aangesproken én ondersteund. Een team dat net start met zelforganisatie, geef je niet de opdracht om geheel zelfstandig zelf hun budgettaire jaarplan te schrijven. Je gaat met hen in gesprek, stelt mogelijke modellen voor en vertelt wellicht hoe je dat zelf in eerdere jaren hebt aangepakt.

Maar let op! Want de grens tussen “behulpzaam informeren” en “betuttelend sturen” is erg dun. Hierin is continu afstemmen met het team de sleutel. Denk aan vragen als: Hebben jullie hier behoefte aan; hielp mijn uitleg; wat gaan jullie nu zelf oppakken; waar is hulp van mijn kant nodig?

Zorg voor eigen ruggensteun

Loslaten is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Want wat als jouw eigen management blijft sturen op korte termijn resultaten? Wij hebben bij verschillende bedrijven gezien dat dit een negatieve invloed heeft op het vermogen om “afstand te nemen”, “er naast te gaan staan” en “leren belangrijk te maken”. Een gesprek met jouw manager over ruimte en ruggensteun, ook als de resultaten in eerste instantie mogelijk dalen, stelt je in staat om te doen wat nodig is om het zelforganiserend vermogen van je medewerkers en teams te gaan ontwikkelen.

Vraag ons gratis inspiratieboek “Lessen in Zelfsturing” aan!

In dit inspiratieboek delen wij onze zoektocht van de afgelopen 3 jaar met jou. Onze zoektocht naar wat werkt, welke acties, structuren en tools succesvol blijken voor zelforganisatie.

Wij gebruiken jouw informatie om je ons boek te sturen en je over het verbeteren van samenwerking te inspireren.

“Heb je boek over zelfsturing gelezen, erg leuk en vol met inzichten.
Dank voor het beschikbaar maken!”

Anton-Pieter van Logtestijn(jurist, teamleider en coach bij Symbius)

In dit inspiratieboek vind je:

Tips voor HR professionals en management;
Tips voor zelfsturende teams;
Interviews en succesverhalen.

Thijs Rijnbergen

Auteur

Over de auteur

Thijs brengt rust en ruimte in teams, waardoor mensen zich veilig voelen om in gesprek te gaan. Het lukt hem keer op keer om, samen met het team, de goeie werkvorm of theorie te kiezen die aansluit bij wat zij op dat moment nodig hebben. Zo worden teams eigenaar van hun eigen ontwikkeling.