1. Kies een gespreksleider die op de structuur en de spelregels stuurt; Hij of zij moet van het team de opdracht krijgen om te mogen sturen.

2. Zorg voor een goede structuur in het gesprek, daarmee kan je de veiligheid in het gesprek vergroten:

• Eén persoon is aan het woord, de rest luistert. Mensen stellen elkaar geen vragen en reageren niet op elkaar;
• Elke spreker bewaakt zijn eigen tijd, neemt zoveel tijd als hij nodig heeft én weet dat iedereen aan het woord wil komen;
• Ieder teamlid vertelt iets. Dit kan kort of uitgebreid zijn, wat bij je past;
• Doe geen rondje, maar volg de popcorn-methode: Pop when you’re hot. Als iemand klaar is neemt een ander vanzelf het woord over;
• Vraag of iedereen akkoord gaat met deze spelregels;
  

Als iedereen akkoord is, ga je door naar de inhoud:

3. De gespreksleider legt de vraag voor aan de groep – de vraag waar ieder op zal reageren. Bijvoorbeeld: Het is de bedoeling dat we zo één voor één ieder teamlid bespreken. Degene die aan de beurt is, doet zelf niet mee maar luistert naar wat er gezegd wordt;

4. De gespreksleider gaat bij voorkeur als eerste: “Ik zal starten. Willen jullie allemaal iets delen over mijn functioneren? Bij voorkeur iets wat je als prettig/fijn ervaart en iets waar ik in zou kunnen ontwikkelen.”

5. Als iedereen is geweest kun je ervoor kiezen om iets te delen over wat je geraakt heeft (ga hier jezelf niet verdedigen). Ook hier komen geen reacties op van de anderen.

6. Als je klaar bent vraag je “Wie wil de volgende wil zijn die de feedback gaat ontvangen”. (Alternatief is dat hij of zij die net geweest is, steeds de volgende aanwijst).

7. Als iedereen geweest is evalueer je samen het gesprek – om te gaan snappen hoe ieder het gesprek ervaart en om te ontdekken wat voor jullie groep werkt (en wat dus niet).