7 tips voor online teams

“Ik ben minder productief. Ik ben anders productief. Ik zie het somber in. Ik zie kansen”. Grote kans dat dit allemaal op jou van toepassing is…
Op ons is dit in deze tijd in ieder geval wel van toepassing. Kleine tegenslagen vallen zwaar en meevallers voelen extra fijn. Alles lijkt uitvergroot..

Er wordt veel geschreven over deze tijd. Als je door je oogharen naar de onderzoeken kijkt, dan lees je dat mensen in bedrijven aan de ene kant veel last hebben van stress. Ze ervaren productiviteitsverlies, missen collega’s, hebben financiële zorgen en/ of last van verveling. Aan de andere kant blijken er juist nieuwe kansen te ontstaan. Thuiswerken werkt gewoon (en kan dus vaker), we hebben minder reistijd en minder fileleed, we kunnen achterstand wegwerken, taken bewuster afstemmen, leren werken met online tools, online onderwijs maakt een gigantische ontwikkeling door, we hebben kortere meetings en nemen meer tijd voor reflectie.

Dit zien wij ook terug in ons recent klantonderzoek onder 32 teams (april 2020). Wij waren nieuwsgierig wat er nu precies veranderd is in de wereld van samenwerking. En wat blijkt: voor de meeste van onze klanten draait de wereld gewoon door. Ze maken hun bedoeling nog steeds waar en er ontstaat veel ruimte voor innovatie. Zoals een respondent het verwoordde:

“Niemand weet echt wat werkt in deze tijd; mijn leidinggevende zei: ga maar gewoon uitproberen en kijk wat werkt. Ik voel enorm veel ruimte om te experimenteren!”.

In deze blog: 7 tips voor online teams

Tip #1: [HERCONTRACTEREN] Besteed eens een middagje aan een bewuste herstart van je team.
Tip #2: [VERBINDING] Kies een leuke activiteit om met elkaar in contact te blijven en het leuk te maken en organiseer deze.
Tip #3: [ONLINE VERGADEREN] Zorg voor verbinding in online vergaderingen – stimuleer spiegelneuronen en dopamine.
Tip #4: [LEIDERSCHAP] Bel je teamleden en geef hen alle ruimte om te praten waarover ze maar willen. Start met de gouden Kickstart vraag: “Wat houdt je bezig?” en doorloop de *7 gouden coachvragen* (en houd je Adviesmonster in bedwang!).
Tip #5: [TEAMBUILDING] Download de 12 online werkvormen, kies er eentje uit en ga gewoon lekker aan de slag!
Tip #6: [TEAMONTWIKKELING] Lees ons inspiratieboekje Eerste Hulp bij Stroeve Samenwerking. Hierin helpen we je duiden wat er aan de hand is, en wat je eraan kunt doen.
Tip #7: [TEAMONTWIKKELING] Maak een grondige teamanalyse en ga zelf online aan de slag met teamontwikkeling. (En zet vooral je teamleden zelf ook aan het werk om hun samenwerkingsvaardigheden te ontwikkelen). Juist nu!

Tip 1

De polariteiten van samenwerken worden in ons onderzoek ook duidelijk zichtbaar. Aan de ene kant gaan teamleden in de actiestand, tempo maken, terwijl anderen juist de tijd aangrijpen om te vertragen en te reflecteren. Ook wordt meer efficiëntie ervaren, maar aan de andere kant mist men juist het persoonlijk contact met elkaar.

“Even dat kopje koffie na een vergadering mis ik echt; nu druk je op de rode knop en ben je weer alleen. “

Het gaat er dus in deze tijd om, om samen een nieuwe balans in samenwerking te vinden. Delen wat deze tijd met iedereen doet, wordt als een belangrijke stap ervaren. En met elkaar opnieuw kijken naar ‘waar gaan we voor, hoe verdelen we de taken en hoe maken we het op afstand werken voor iedereen plezierig en effectief’.

Zoals een respondent uit het onderzoek aangaf: “Veel weet je eigenlijk onderhand wel van elkaar. En toch helpt het om te blijven delen, om te blijven horen dat ik niet alleen ben in mijn worstelingen

Dus alvast Tip #1: Besteed eens een middagje aan bovenstaande vragen.

Leidinggevende, start zelf met delen en vraag ieder je voorbeeld te volgen. Lees hier een stappenplan voor het afstemmen van realistische doelen met je team.

Weinig behoefte aan begeleiding, wel aan tips en tricks

Wat ook duidelijk werd: Teams hebben in deze tijd niet veel behoefte aan externe begeleiding. Ze vinden hun weg wel. Wel kwam er een concrete vraag regelmatig terug. Inspireer ons met tips & tricks voor teams die op afstand samenwerken. Over online samenwerken, online tools en leiderschap op afstand.

Bij deze!

Tip 2

Houd het een beetje leuk samen!

In verbinding blijven is de eerste zorg van veel teamleiders en HR professionals. In ons onderzoek vroegen wij naar praktische of juist creatieve manieren om met elkaar in contact te blijven en het leuk te maken. Ter inspiratie hier een bloemlezing van de ideeën die voorbij kwamen:

Online Dagstart en Checkout aan het eind van de dag;
Wekelijks een online praatje bij de koffie automaat;
Persoonlijke aandacht d.m.v. kaartje, mailtje, bloemetje thuis bezorgd;
We organiseren “lunches met elkaar”, iedereen vanuit zijn eigen thuis-omgeving;
Verjaardag vieren door met elkaar te zingen via Skype;
Bellen terwijl je allebei een lekker stukje buiten loopt;
We delen Vlogs over hoe iedereen thuis werkt;
We delen Spotify lijstjes met werkmuziek;
We hielden een virtuele pizza party!;
Leidinggevende bracht bij iedereen thuis een “teamplayer-verrassingspakket” (met vragenkaartjes, cadeautje en lekkers);
Een muzikale collega die aan het begin van een meeting liedjes speelt op de gitaar;
We deden samen een online cursus Zakelijk Tekenen;
Virtuele boekenclub;
Online pubquiz;
Challenge organiseren (op maandag start; op vrijdag ieders resultaat bekijken): een keer jongleren en een keer de Cupchallenge;
We deden een online Whiskyproefavond!

Tip #2: Kies één van de bovenstaande ideeën en organiseer het.

Denk er niet te lang over na; er zullen vast voor- en nadelen aan elk idee zitten. Maar kies gewoon diegene waar je om moest grinniken, of waar je iets langer bij stil stond. Je zal verrast zijn over het effect van zo’n gezamenlijke ervaring. Het maakt niet uit wat je doet, àls je maar wat doet.

Tip 3

Online vergaderen

We hebben zelf al flink wat online vergaderingen gehad. Soms inspirerend, maar vaker een race tegen verveling en afleiding. Na een vergadering van een uur, voel je je soms 4 uur ouder. Hoe dat komt?

Een deel ervan wordt hier pijnlijk zichtbaar 🙂

Zo hoort het dus niet…

Online vergaderen kost ook meer concentratie en energie. Je zit continu in dezelfde houding zonder dat je tussendoor naar een andere vergaderkamer loopt of naar het koffieapparaat. Je mist oogcontact. Ons dopaminerge systeem wordt hierdoor niet geactiveerd en onze spiegelneuronen laten ons in de steek. Daardoor wordt het veel moeilijker om elkaar te begrijpen en verbinding te ervaren. Non-verbaal gebeurt er in face-2-face gesprekken veel wat bijdraagt aan een prettig gesprek. Dat mis je voor een groot deel achter je beeldscherm.

Wat moet je dan wel doen?

Tip #3: zorg voor verbinding – stimuleer spiegelneuronen en dopamine.

Ga los van de inhoud met elkaar in verbinding – bijvoorbeeld een werkvorm als de Roos:
- Start in een online vergadering eens met het delen van een roos (een positieve ervaring of gedachte waar je dankbaar, gelukkig of blij door bent) en een doorn (een uitdaging die ze ervaren). Mag zowel werk als privé-gerelateerd zijn. Bijvoorbeeld:
  - Ik ben dankbaar voor de tijd die ik nu heb om mijn jongste dochter van dichtbij op te zien groeien.
  - Wat ik lastig vind, is om in deze tijd voldoende uitdaging in mijn werk te blijven vinden.
Gebruik goede software om samen online te brainstormen. Wij hebben zelf goede ervaringen met het platform Miro.
Organiseer voor, tijdens of na je meeting 1:1 video gesprekken in een breakout room (Zoom) of via je telefoon (Facetime).

Tip 4

Een cruciale rol voor leiderschap

In deze tijd is verbindend leiderschap cruciaal. Leiders die alleen op de inhoud zitten, of die koste wat kost targets willen blijven halen, missen een belangrijk onderdeel van samenwerken: Oog voor de mens. In deze tijd blijkt het extra belangrijk om expliciet aandacht te besteden aan wat medewerkers bezig houdt. Je komt elkaar niet meer in de wandelgangen tegen; je moet er extra moeite voor doen.

Tip #4: Bel je teamleden en geef hen alle ruimte om te praten waarover ze maar willen.

Start met de gouden Kickstart vraag: “Wat houdt je bezig?” en doorloop de andere *6 gouden coachvragen*. De vragen houden je eigen Adviesmonster in bedwang en leveren gegarandeerd een goed gesprek op.

Tip 5

Online teambuilding – leuk en leerzaam

De overweldigende interesse (ruim 500 downloads) voor onze 12 gratis werkvormen voor online teamontwikkeling laten zien dat er echt wel behoefte is om iets te doen met je team.

Tip #5: Download deze gratis werkvormen (als je dat nog niet gedaan had), kies er eentje uit en ga gewoon lekker aan de slag!

Tip 6

Online teamontwikkeling – samen de diepte in

Spanningen in teams kunnen 2 kanten op gaan. Ze verbinden; we zullen dit varkentje samen wel even wassen! Of ze slaan om in irritaties en gedoe.

Tip #6: Mocht je in jouw team iets van dit gedoe ervaren, dan adviseren we je om *ons gratis inspiratieboekje Eerste Hulp bij Stroeve Samenwerking* eens door te lezen. Hierin helpen we je duiden wat er aan de hand is, en wat je eraan kunt doen.

Tip 7

Wij krijgen deze dagen veel aanvragen voor onze online tool voor teamontwikkeling: TeamQ. TeamQ is een online instrument waarmee je een brede analyse krijgt van het functioneren van je team (door de ogen van de teamleden). Op basis van deze analyse is direct duidelijk wat je te doen hebt om je team beter te laten samenwerken en beter te laten presteren. In het systeem zitten ook ruim 50 werkvormen die je zelf kunt inzetten om gericht aan een specifiek thema binnen teamontwikkeling te werken.

Tip #7: Probeer de vragenlijst kosteloos uit door hem zelf in te vullen.

Je ontvangt dan direct een rapportage van je team. Als het je aanspreekt, kun je TeamQ voor je hele team aanvragen.

Voor elk teamlid hebben we het Werkboek “There is an I in Team!”. Teams ontwikkelen zich namelijk pas echt als ieder teamlid aandacht besteed aan zijn of haar competenties in samenwerking. Dit werkboek helpt hen daarbij! .

Als je zelf aan de slag wilt met teamontwikkeling, hebben we voor teamleiders een mooi ontwikkelwerkboek gemaakt, genaamd Werkboek “Zelf aan de slag met je team!”.

Gebruik dit werkboek ter voorbereiding en tijdens online teamsessies, om focus te bepalen en inzichten te noteren. Met een aantal vragen worden leiders aan de hand genomen om hun ontwikkelfocus voor de komende tijd te verwoorden.

In het werkboek staan vervolgens 5 bijeenkomsten uitgeschreven die de teamleider zelf kan uitvoeren – ook online! Hiermee blijft teamontwikkeling focus houden en wordt het rendement van jouw teambegeleiding vele malen groter!

Geef elk teamlid een werkboek ter voorbereiding en tijdens een online teamsessie om inzichten te noteren en hen te helpen bij het formuleren van hun ontwikkelfocus in samenwerking.
In het werkboek staan een jaarkalender met 5 gesprekken die elk teamlid voert. Hiermee blijft ontwikkeling van de samenwerking focus houden en wordt het rendement van jouw teambegeleiding vele malen groter!Onderzoek van Harvard onderschrijft dat samenwerking van de toekomst valt of staat met individuele samenwerkingscompetenties:.

Onderzoek van Harvard onderschrijft dat samenwerking van de toekomst valt of staat met individuele samenwerkingscompetenties:.

Geef elk teamlid een werkboek ter voorbereiding en tijdens een online teamsessie om inzichten te noteren en hen te helpen bij het formuleren van hun ontwikkelfocus in samenwerking.

In het werkboek staan een jaarkalender met 5 gesprekken die elk teamlid voert. Hiermee blijft ontwikkeling van de samenwerking focus houden en wordt het rendement van jouw teambegeleiding vele malen groter!

Thijs Rijnbergen

Auteur

Over de auteur

Thijs brengt rust en ruimte in teams, waardoor mensen zich veilig voelen om in gesprek te gaan. Het lukt hem keer op keer om, samen met het team, de goeie werkvorm of theorie te kiezen die aansluit bij wat zij op dat moment nodig hebben. Zo worden teams eigenaar van hun eigen ontwikkeling.