Stap 1: Start met een ijzersterk verhaal
Ontwikkeling heeft richting nodig. Een droom geeft richting. Je kunt veranderingen niet van A tot Z uitschrijven. Wel kun je samen een goed verhaal creëren over de bedoeling van de verandering. In onze trajecten nemen wij ruim de tijd om met het management het verhaal achter de transitie naar zelforganisatie uit te pluizen.
Dit verhaal moet ijzersterk zijn! Zelforganisatie vraagt namelijk nogal wat van medewerkers. Afstemming en besluitvorming wordt straks moeilijker (door gemis leidinggevende), ze krijgen er managementtaken bij (“daar ben ik geen verpleger voor geworden!”) en de verantwoordelijkheid die ze moeten gaan dragen wordt groter. En dit moeten ze allemaal gaan doen vanuit intrinsieke motivatie (anders kom je niet in beweging). Met een goed verhaal en in dialoog kun je deze intrinsieke motivatie aanwakkeren.
In de verhalen van succesvolle transities, kwamen wij bijvoorbeeld de volgende thema’s tegen:
Vergroten van onze wendbaarheid: Onze wereld verandert in razend tempo. Om over 5 jaar nog relevant te zijn, moeten we sneller reageren op veranderingen en kansen in onze markt. Wij geloven dat medewerkers deze veranderingen eerder zien dan het management.
Beter afgestemd op klant. Hoe beter het ons lukt om onze klanten te bedienen, hoe succesvoller onze organisatie zal zijn. In alles wat wij doen willen wij onze klanten centraal gaan stellen. Daarom moeten medewerkers meer ruimte krijgen om aan te sluiten bij de behoefte van onze klanten.
Medewerker weet het beste wat nodig is. Wij geloven dat onze medewerkers weten wat er nodig is voor een goede dienstverlening. Wij willen hen helpen om als eigen ondernemers te acteren en zien het als onze taak om hen hierin te ondersteunen met relevante sturingsinformatie..
Stap 2: Ga vanuit het verhaal het gesprek aan
Als management ben je al een tijdje bezig met het nadenken over zelforganisatie. Je kent de uitdagingen van de organisatie en de noodzaak voor de verandering. Medewerkers hebben deze voorsprong niet. Ze zijn bezig met het dagelijkse werk. Bij het horen over zelfsturing zal een deel enthousiast worden, maar een deel ook vooral beren op de weg zien. Onderdeel van zelforganiserend werken, is dat je mensen meer verantwoordelijkheid geeft. Als je wilt dat mensen deze verantwoordelijkheid gaan pakken, is het essentieel dat ze zich serieus genomen voelen. Mensen met een behouden of voorzichtige aard én mensen met een gezonde dosis scepticisme tegen organisatieveranderingen komen pas in beweging als ze ervaren dat er naar hen geluisterd wordt.
Wij stimuleren en helpen organisaties dan ook om hier op een goede manier aan de voorkant met medewerkers over in gesprek te gaan. Niet om eindeloos te polderen, maar om de wijsheid van medewerkers te gebruiken om de verandering meer kans van slagen te geven. Als dit zorgvuldig gebeurt, is de basis voor de verandering vele malen vruchtbaarder. Neem input van medewerkers serieus en verwerk deze op een zichtbare wijze in de ontwikkelplannen.
Stap 3: Zorg dat je stafdiensten er klaar voor zijn
Zelforganiserend en zelfsturend werken betekent vaak dat medewerkers ook managementtaken overnemen. Denk bijvoorbeeld aan financiën, verzuimafhandeling en sollicitaties. Dit roept altijd veel vragen op. Hoe moet het, waar kan ik dit formulier vinden, doe ik het wel goed? Een training is dan vaak niet voldoende, want in de praktijk komen er altijd vragen naar boven. Zorg dat een medewerker een centraal nummer heeft waar hij naar kan bellen om hulp te vragen.
Niks is slechter voor zelforganisatie, dan een medewerker die vast loopt door slechte ondersteuning bij het nemen van initiatieven. “Ik krijg die taak, die moet ik er al bij doen, en nu krijg ik niet eens ondersteuning.”
Zorg voor een centraal telefoonnummer (of een telefoonnummer per taakgebied) waar iemand bereikbaar is die direct actief kan gaan ondersteunen bij vragen. Niet om het over te nemen, maar om de weg te wijzen.
